Executive Assistant to Partner (Bilingual English & Spanish)

Desde Robert Walters nos encontramos en búsqueda de un perfil de Executive Assistant para dos soporte a 3 altos directivos con inglés avanzado para trabajar en una empresa del sector financiero ubicada en el centro de Madrid.

Tus funciones principales serán:

• Gestión integral de agendas de ejecutivos: organizar reuniones internas y externas (incluyendo múltiples husos horarios, participantes internos/externos), coordinar salas, videollamadas, logísticas.
• Coordinar viajes complejos (internacionales, multitramo), itinerarios, alojamiento, transporte, visados/documentación cuando aplique.
• Preparación, revisión y envío de informes, presentaciones, materiales para reuniones de cliente, talleres, workshops internos.
• Gestión de gastos y reportes de tiempo (timesheets, facturación interna, seguimiento de costes) si aplica.
• Colaborar con otros asistentes ejecutivos / equipos de soporte de la oficina para asegurar fluidez en operaciones, cobertura mutua y compartir mejores prácticas.
• Actuar como "puerta de entrada" (gatekeeper) para los ejecutivos: determinar prioridades, filtrar, anticipar temas, coordinar comunicaciones internas/externas.
• Apoyar en la logística de eventos internos o de clientes (por ejemplo, reuniones de equipo, presentaciones al cliente, actos especiales) y el soporte a la oficina local cuando sea necesario.
• Manejar con discreción y confidencialidad la información sensible de la firma, sus clientes y los ejecutivos que apoyas.
• Utilizar de forma proactiva herramientas tecnológicas (Microsoft Office, Outlook, Teams, SharePoint, CRM, herramientas de gastos) y proponer mejoras de flujo de trabajo.

Requisitos:

Titulación universitaria o formación equivalente. Mínimo de 5 a 7 años de experiencia como asistente ejecutiva/o o rol equivalente, preferiblemente en consultoría, servicios profesionales o entorno exigente. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con alto nivel de profesionalismo. Habilidad para gestionar múltiples prioridades, trabajar bajo presión con plazos ajustados y adaptarse a cambios rápidos. Capacidad para construir relaciones con stakeholders a todos los niveles, internos y externos. Dominio de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) y comodidad con herramientas colaborativas (Teams, SharePoint). Iniciativa, proactividad, orientación al cliente interno/externo, . Discreción, integridad y gestión de información confidencial. Nivel de inglés y español bilingue imprescindible, se utilizarán ambos idiomas en el día a día.

Se ofrece contrato temporal con posibilidad real de incorporación a plantilla y posición estable a largo plazo. Jornada completa de lunes viernes 9 a 18 horas. Banda salarial atractiva y posición estratégica, de responsabilidad e implicación en la toma de decisiones. 48.000 € b/a+ beneficios sociales. Un día de teletrabajo en función de las cargas de trabajo.

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