Recepcionista/Office Manager

Estamos en búsqueda de una persona para Recepción de un despacho de abogados en Barcelona centro.

Funciones principales

• Atención presencial: recepción y atención de visitas, clientes, proveedores y colaboradores, procurando ofrecer una atención profesional y cordial.
• Atención telefónica: recepción, filtrado y derivación de llamadas, toma de mensajes y gestión de consultas generales.
• Gestión de agenda: coordinación de citas, reuniones y visitas, así como apoyo en la organización de salas y reuniones.
• Atención y seguimiento de clientes: contacto con clientes para facilitar información administrativa, seguimiento de documentación pendiente, citas, gestiones y comunicaciones.
• Gestión de proveedores: recepción y control de facturas, seguimiento de pagos a proveedores y coordinación de incidencias relacionadas con facturación.
• Control administrativo de pagos: seguimiento de facturas pendientes, comprobación de vencimientos y coordinación con administración/contabilidad para su correcta tramitación.
• Gestión documental: recepción, clasificación, archivo y distribución de documentación, tanto física como digital.
• Mensajería y correspondencia: gestión de correo postal, mensajería, paquetería y envío de documentación.
• Apoyo administrativo al despacho: elaboración y actualización de listados, bases de datos y registros internos, así como otras tareas administrativas necesarias para el correcto funcionamiento de la oficina.
• Coordinación interna: comunicación con abogados y demás personal del despacho para facilitar el seguimiento de asuntos administrativos y necesidades de los clientes.
• Seguimiento de tareas pendientes: control de gestiones administrativas y recordatorios para asegurar que las solicitudes de clientes, proveedores y profesionales sean atendidas en plazo.
• Gestión de la recepción: mantenimiento del orden y correcta organización de la zona de recepción y de los espacios comunes.
• Confidencialidad: tratamiento y custodia de la información y documentación del despacho de acuerdo con las políticas internas de confidencialidad y protección de datos.