Office Manager / Office Coordinator

En Robert Walters, consultora especializada en selección de personal, buscamos un/a Office Manager / Office Coordinator para nuestra oficina de Barcelona, con reporte a la Dirección de la oficina.

¿Te motiva conectar personas y mantener todo en marcha? ¿La organización es tu especialidad? ¡Esta es tu oportunidad!

Te incorporarás a nuestro equipo para coordinar el funcionamiento diario de la oficina de Barcelona. La denominación del puesto se ajustará a tu experiencia. Serás la única persona del área en Barcelona, sin equipo a cargo, y colaborarás con las oficinas de Madrid, Valencia y Bilbao.

Tu nuevo puesto consiste en:

• Atender a clientes, candidatos y visitas; gestionar centralita, correo, paquetería, salas de reuniones y agenda de entrevistas presenciales, cuidando la imagen de la oficina.
• Coordinar proveedores de limpieza, mantenimiento, seguridad, catering y suministros, y controlar el inventario de material y equipos.
• Gestionar incidencias y accesos con la propiedad del edificio y aplicar las normas de prevención de riesgos laborales y los planes de emergencia.
• Organizar viajes y desplazamientos, tramitar facturas, gastos y caja con el área financiera, y dar soporte administrativo a Dirección y consultores.
• Preparar las nuevas incorporaciones con Recursos Humanos —puesto, equipo informático, accesos y bienvenida— y coordinar con IT las altas, bajas e incidencias de equipos.
• Organizar eventos internos, celebraciones y encuentros con clientes y candidatos.
• Colaborar con las otras oficinas para compartir procesos y dar cobertura mutua.

Requisitos imprescindibles

• Más de un año de experiencia como Office Manager, recepcionista ejecutivo/a o asistente administrativo/a.
• Formación profesional o universitaria en Administración, Secretariado, Turismo o similar.
• Español y catalán nativos o bilingües e inglés de nivel B2 o superior.
• Manejo avanzado de Microsoft 365: Outlook, Excel, Word y Teams.
• Orientación al servicio y trato cercano y profesional.
• Organización y capacidad para gestionar varias prioridades simultáneamente.
• Proactividad y autonomía para resolver incidencias del día a día.
• Discreción en el tratamiento de información confidencial.
• Capacidad de trabajo en equipo y comunicación con perfiles diversos.

Requisitos valorables

• Experiencia en despachos, consultorías, asesorías, empresas de servicios o entornos multinacionales.
• Experiencia en gestión de proveedores, viajes o pequeños eventos.
• Conocimientos básicos de facturación o herramientas de gestión de gastos.
• Trayectoria profesional con estabilidad laboral.

Qué obtendrás a cambio

• Contrato: indefinido a jornada completa.
• Salario: entre 24.000 y 28.000 € brutos anuales, distribuidos en 12 pagas, con posibilidad de revisar la banda salarial.
• Horario: de lunes a jueves, entrada flexible entre las 8:00 y las 9:30 y salida entre las 17:30 y las 19:00. Viernes de 9:00 a 15:00.
• Modalidad: 100 % presencial en nuestra oficina de Barcelona.
• Plan de retribución flexible y beneficios sociales.
• Programa de formación en inglés.
• Oficina en la avenida Diagonal, con excelente acceso en transporte público.
• Colaboración con un equipo internacional y con las otras oficinas de España.

Ayúdanos a que nuestra oficina de Barcelona funcione cada día, quienes nos visitan reciban una atención profesional y nuestro equipo disponga de lo necesario para desarrollar su trabajo.