La preparación de un plan de onboarding remoto puede ser un proceso largo y complicado, pero también ofrece a los departamentos de RRHH una oportunidad única para demostrar sus cualidades estratégicas.
"La preparación de un plan de onboarding remoto es un proceso largo y complejo, pero también ofrece a los departamentos de RRHH una oportunidad única para demostrar sus cualidades estratégicas. Además, es el punto más importante en el ciclo de vida del empleado, ya que una primera buena impresión y la primera experiencia WOW en su nueva empresa le generará un nivel de compromiso mayor", comenta Ana Viñas, HR Director en Robert Walters.
Es importante desarrollar un programa de incorporación que pueda ser utilizado como referencia en un futuro. Utiliza los conocimientos y recursos que tengas ya disponibles, pregunta a tus empleados si alguno de ellos ha realizado un proceso de incorporación en remoto en el pasado, e investiga si en otras sucursales o en la propia sede de tu empresa se ha realizado este tipo de proceso con anterioridad. Si no es así, analiza qué tipo de iniciativas se pueden llevar a cabo a distancia e infórmate sobre cómo están gestionando este proceso otras compañías.
"Acortar distancias con el nuevo integrante es fundamental. Para transmitirle la importancia de su incorporación en tu equipo es importante realizar el envío de un paquete con todo el material necesario: portátil, teléfono de empresa, manual de usuario, folletos corporativos… Todo lo que le pueda ser útil. Añadiendo al envío merchandising corporativo (bolígrafo, taza, usb, libreta, etc.), conseguirás que el nuevo empleado, a pesar de no haber estado físicamente en la oficina, ya se sienta parte del equipo”, comenta Ana.
Es muy importante tener todas las herramientas tecnológicas que necesita el nuevo empleado para comenzar a trabajar preparadas y enviadas a su domicilio con antelación.
El responsable de RRHH debe ayudar al manager o responsable directo a establecer un programa-calendario de incorporación para las primeras semanas del nuevo integrante.
Envíale un mensaje o un correo electrónico deseándole buena suerte en su primer día, ofrécele tu ayuda en cualquier momento del proceso de incorporación, incluso puedes compartir un artículo sobre un tema hablado durante las entrevistas para que se sienta conectado y más familiarizado contigo.
Cuando se realiza una incorporación de manera remota, es aún más importante que el nuevo empleado entienda claramente lo que se espera de él/ella.
Organiza una videoconferencia al final de su primer día y una adicional antes de que termine su primera semana en la compañía. Aprovecha estas sesiones para empezar a evaluar la efectividad del programa de onboarding digital. Cuando se realiza la incorporación de un empleado de manera remota, es aún más importante que el nuevo empleado entienda claramente lo que se espera de él/ella. Por lo tanto, su responsable directo o manager debe acordar de manera previa a su incorporación las siguientes cuestiones:
Al finalizar la primera semana del proceso de incorporación remoto, es el momento de evaluar su efectividad. Con cada mejora incrementarás el grado de éxito de las futuras incorporaciones de la compañía, tanto presenciales como remotas.
“Al finalizar la primera semana del proceso de incorporación remoto, es el momento de evaluar su efectividad. Es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos preguntar al nuevo colaborador: ¿En qué aspectos hemos cumplido con tus expectativas? ¿En qué aspectos podríamos mejorar? ¿Qué necesitas de nosotros ahora y durante las próximas semanas? ¿Algo que hayas visto en empresas anteriores que pueda funcionar bien aquí?”, expone Ana.
El objetivo de estas preguntas es mejorar el proceso, ya que con cada mejora incrementarás el grado de éxito de las futuras incorporaciones de la compañía, tanto presenciales como remotas.
Es importante dar visibilidad dentro de la empresa a este nuevo programa de incorporación en remoto, de esta manera todos los empleados sabrán que es posible realizar nuevas incorporaciones de manera digital y exitosa.
Tanto el responsable de RRHH como el manager del nuevo empleado deben establecer una serie de objetivos para las próximas semanas y/o meses. Los 3 primeros meses corresponden a la predicción más importante del éxito del nuevo empleado, por lo que si se aclaran los objetivos durante ese período, las posibilidades de que el nuevo empleado logre buenos resultados aumentarán significativamente.
Tras 2 o 3 semanas, es necesario realizar una entrevista de desempeño, asegurándose de que el nuevo empleado esté satisfecho. En esta entrevista, es importante ofrecer la mayor seguridad posible para que la nueva incorporación no se preocupe sobre su período de prueba.
Asegúrate de que su responsable destaque los éxitos del nuevo empleado dentro de la organización, esto le proporcionará confianza y una gran motivación a futuro”.
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