Paso 1 – La información es poder

La preparación de un plan de onboarding remoto puede ser un proceso largo y complicado, pero también ofrece a los departamentos de RRHH una oportunidad única para demostrar sus cualidades estratégicas.

"La preparación de un plan de onboarding remoto es un proceso largo y complejo, pero también ofrece a los departamentos de RRHH una oportunidad única para demostrar sus cualidades estratégicas. Además, es el punto más importante en el ciclo de vida del empleado, ya que una primera buena impresión y la primera experiencia WOW en su nueva empresa le generará un nivel de compromiso mayor", comenta Ana Viñas, HR Director en Robert Walters.

Es importante desarrollar un programa de incorporación que pueda ser utilizado como referencia en un futuro. Utiliza los conocimientos y recursos que tengas ya disponibles, pregunta a tus empleados si alguno de ellos ha realizado un proceso de incorporación en remoto en el pasado, e investiga si en otras sucursales o en la propia sede de tu empresa se ha realizado este tipo de proceso con anterioridad. Si no es así, analiza qué tipo de iniciativas se pueden llevar a cabo a distancia e infórmate sobre cómo están gestionando este proceso otras compañías.

Paso 2 – Preparación de la bienvenida: la primera impresión del empleado es crucial

• Gestión de la documentación: Una vez que el candidato acepta la oferta de trabajo, hay mucha documentación que gestionar. La mayoría de los profesionales actuales no tienen un escáner y/o impresora de buena calidad en su casa, pero afortunadamente existen ya varias soluciones digitales para completar y firmar documentos de manera online tales como DocuSign y DocHub.
•  Envío de herramientas tecnológicas y merchandising corporativo: Es muy importante tener todas las herramientas tecnológicas que necesita el nuevo empleado para comenzar a trabajar preparadas y enviadas a su domicilio con antelación. También tienes que organizar una videoconferencia con su responsable directo y el equipo de IT para instalar los software necesarios en el portátil del nuevo miembro del equipo, así como para asegurar el funcionamiento de los mismos. Comprueba que el correo electrónico, el teléfono de empresa, los accesos al portátil, así como cualquier sistema o software imprescindible funcionan correctamente desde el primer día. Si estos solo pueden programarse el día de la incorporación, explícaselo con anterioridad al nuevo empleado, ya que tendrá que reservarse una parte del día a estas cuestiones técnicas.

"Acortar distancias con el nuevo integrante es fundamental. Para transmitirle la importancia de su incorporación en tu equipo es importante realizar el envío de un paquete con todo el material necesario: portátil, teléfono de empresa, manual de usuario, folletos corporativos… Todo lo que le pueda ser útil. Añadiendo al envío merchandising corporativo (bolígrafo, taza, usb, libreta, etc.), conseguirás que el nuevo empleado, a pesar de no haber estado físicamente en la oficina, ya se sienta parte del equipo”, comenta Ana.

Es muy importante tener todas las herramientas tecnológicas que necesita el nuevo empleado para comenzar a trabajar preparadas y enviadas a su domicilio con antelación.

• Realización de videoconferencias con todos los departamentos: Asegúrate de que los departamentos relevantes reciben toda la información sobre esta nueva incorporación. Establece a lo largo de la primera semana una llamada con los responsables de cada área, estos podrán presentarse y explicar la función que desempeñan, ayudando al nuevo empleado a situarse y a conocer los proyectos más importantes de la compañía. Recomendamos utilizar la cámara ya que da lugar a una conversación más cercana y personal.
  

El responsable de RRHH debe ayudar al manager o responsable directo a establecer un programa-calendario de incorporación para las primeras semanas del nuevo integrante.

•  Establecer un calendario de incorporación y formativo: El responsable de RRHH debe ayudar al manager o responsable directo a establecer un programa-calendario de incorporación para las primeras semanas del nuevo integrante. ¿Qué cursos de formación le podrían ser útiles? ¿Con qué nuevas herramientas debería familiarizarse? ¿Cómo se utilizan los sistemas y plataformas internas de la empresa? Este tipo de formaciones pueden ser muy útiles tanto para el nuevo miembro del equipo como para el manager, ya que puede aprovechar los momentos de formación para centrarse en sus propias tareas.
• Proporcionarle al nuevo miembro información práctica: El responsable de Recursos Humanos también puede ayudar al manager a recopilar la información más relevante que el nuevo empleado debe conocer. Por ejemplo, en Google Docs se puede crear un archivo con enlaces a documentos de uso frecuente, listas de contactos y un organigrama de la organización.

Envíale un mensaje o un correo electrónico deseándole buena suerte en su primer día, ofrécele tu ayuda en cualquier momento del proceso de incorporación, incluso puedes compartir un artículo sobre un tema hablado durante las entrevistas para que se sienta conectado y más familiarizado contigo.

• Mensaje de bienvenida personalizado: Empezar un nuevo trabajo no es fácil, así que cualquier gesto amable puede tener un gran impacto en la motivación del nuevo integrante del equipo. Envíale un mensaje o un correo electrónico deseándole buena suerte en su primer día, ofrécele tu ayuda en cualquier momento del proceso de incorporación, incluso puedes compartir un artículo sobre un tema hablado durante las entrevistas para que se sienta conectado y más familiarizado contigo, o enviarle un vídeo personalizado como mensaje de bienvenida.

Paso 3 – Seguimiento, especialmente durante sus primeras semanas

Cuando se realiza una incorporación de manera remota, es aún más importante que el nuevo empleado entienda claramente lo que se espera de él/ella.

Organiza una videoconferencia al final de su primer día y una adicional antes de que termine su primera semana en la compañía. Aprovecha estas sesiones para empezar a evaluar la efectividad del programa de onboarding digital. Cuando se realiza la incorporación de un empleado de manera remota, es aún más importante que el nuevo empleado entienda claramente lo que se espera de él/ella. Por lo tanto, su responsable directo o manager debe acordar de manera previa a su incorporación las siguientes cuestiones:

• Horario de trabajo: horas acordadas en las que se deben realizar las tareas de trabajo, qué libertades y restricciones existen.
• Disponibilidad: en qué canales debe estar conectado o disponible el nuevo empleado, y cuál es el tiempo de respuesta esperado.
• Evaluación: en base a la descripción del puesto, establecer un plan a través del cual el nuevo empleado entienda cuándo debe ser capaz de realizar una determinada tarea, y cómo se evaluará si el resultado alcanzado ha sido el esperado.

Paso 4 – Evalúa la efectividad del onboarding digital

Al finalizar la primera semana del proceso de incorporación remoto, es el momento de evaluar su efectividad. Con cada mejora incrementarás el grado de éxito de las futuras incorporaciones de la compañía, tanto presenciales como remotas.

“Al finalizar la primera semana del proceso de incorporación remoto, es el momento de evaluar su efectividad. Es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos preguntar al nuevo colaborador: ¿En qué aspectos hemos cumplido con tus expectativas? ¿En qué aspectos podríamos mejorar? ¿Qué necesitas de nosotros ahora y durante las próximas semanas? ¿Algo que hayas visto en empresas anteriores que pueda funcionar bien aquí?”, expone Ana.

El objetivo de estas preguntas es mejorar el proceso, ya que con cada mejora incrementarás el grado de éxito de las futuras incorporaciones de la compañía, tanto presenciales como remotas.

Paso 5 – Ajustes, orientación y promoción interna del programa

Es importante dar visibilidad dentro de la empresa a este nuevo programa de incorporación en remoto, de esta manera todos los empleados sabrán que es posible realizar nuevas incorporaciones de manera digital y exitosa.

Tanto el responsable de RRHH como el manager del nuevo empleado deben establecer una serie de objetivos para las próximas semanas y/o meses. Los 3 primeros meses corresponden a la predicción más importante del éxito del nuevo empleado, por lo que si se aclaran los objetivos durante ese período, las posibilidades de que el nuevo empleado logre buenos resultados aumentarán significativamente.

Tras 2 o 3 semanas, es necesario realizar una entrevista de desempeño, asegurándose de que el nuevo empleado esté satisfecho. En esta entrevista, es importante ofrecer la mayor seguridad posible para que la nueva incorporación no se preocupe sobre su período de prueba.

Asegúrate de que su responsable destaque los éxitos del nuevo empleado dentro de la organización, esto le proporcionará confianza y una gran motivación a futuro”.